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Conseils

5 Règles pour être efficace en matière de planification et d’organisation

Règles de planification et d’organisation

 

Règle n° 1 Hiérarchiser les priorités
Même si vous ne pouvez pas tout faire en même temps, hiérarchiser les priorités vous aide à déterminer les tâches les plus importantes et celles qui peuvent attendre. Si vous savez comment établir des priorités, vous serez en mesure de diviser votre travail en plus petits morceaux. Vous pourrez ensuite vous concentrer sur chaque tâche, une par une, en commençant par la plus importante.

Vous avez un million de choses à faire ? Créez une liste de tout ce que vous avez à faire. Classez ensuite cette liste par ordre de priorité. Commencez à vous attaquer aux choses de votre liste dans l’ordre que vous avez créé. Cliquez sur oanya pour découvrir comment assurer le bon déroulement de votre chantier

 

Règle n° 2 Gestion du temps
Il n’y a aucun moyen d’augmenter le temps dont vous disposez, mais vous pouvez trouver des moyens de mieux utiliser votre temps. La gestion du temps consiste à s’assurer que vos actions vous aident à terminer les choses que vous avez à faire. En devenant meilleur dans la gestion de votre temps, vous aurez l’impression d’avoir plus de temps.

Une astuce de gestion du temps va de pair avec votre liste de priorités. Avec votre liste de priorités, ajoutez des estimations de temps pour chaque tâche de votre liste.

Répondre aux courriels – 20 minutes
Rencontrer Sara – 60 minutes
Recueillir du dentifrice – 20 minutes

Vous avez l’impression que vos estimations de temps totalisent beaucoup plus de temps que ce dont vous disposez réellement ? Redéfinissez vos priorités. Qu’est-ce qui peut être déplacé ou réduit ? Être aussi honnête que possible vous aidera à planifier une journée plus réussie.

 

Règle n° 3 Coordonner les ressources
Chaque projet et chaque mission nécessite l’utilisation d’un certain type de ressource. Une ressource est quelque chose dont vous avez besoin pour accomplir une tâche. Lorsque la plupart des gens pensent aux ressources, ils pensent à l’argent. Mais les ressources ne doivent pas toujours prendre la forme d’argent. Parfois, un projet nécessite des ressources humaines, ou des travailleurs. D’autres projets peuvent nécessiter des ressources en espace ou en temps. Les projets plus importants peuvent nécessiter de nombreux types de ressources différentes.

Lorsque vous travaillez sur un projet ou une tâche, divisez le projet en différentes sections plus petites. De quelles ressources avez-vous besoin ? Pensez aux personnes ou aux matériaux dont vous avez besoin pour mener à bien le projet. Encore une fois, soyez honnête. Avez-vous besoin de trouver un graphiste indépendant pour vous aider à créer du contenu ? Utilisez vos ressources pour créer le meilleur produit ou la meilleure stratégie.

 

Règle n° 4 Déléguer
Ceci peut être le plus délicat. Déléguer est une pratique courante et essentielle sur le lieu de travail. Lorsque vous déléguez, vous confiez une partie de votre travail à d’autres personnes. Ces personnes sont alors chargées de réaliser ce travail. Déléguer signifie simplement que vous avez trouvé la meilleure façon de répartir le travail.

Retour à l’exemple précédent, lors de votre réunion, l’équipe a-t-elle décidé de trouver un graphiste indépendant pour créer de nouveaux supports marketing ? Déléguez cette tâche à un autre membre de votre équipe. Déléguer peut être très difficile, mais faites confiance à votre équipe. Si les choses ne se passent pas bien, évaluez et apprenez de cet exemple.

 

Règle n° 5 Créer des systèmes
Lorsqu’une machine fonctionne correctement, le travail se fait automatiquement. La machine répète un processus encore et encore, avec très peu d’erreurs ou de fautes. Bien que les humains ne soient pas des machines, nous pouvons créer des systèmes ou des processus qui peuvent nous aider à travailler aussi bien qu’une machine.

Vous effectuez les mêmes tâches ? Prenez le temps d’écrire votre système sur la façon dont vous le faites – une liste de contrôle. Après avoir créé votre liste de contrôle, maintenant vous avez un guide au cas où vous n’avez pas fait la tâche depuis un moment et maintenant vous avez le processus à déléguer à quelqu’un d’autre.